Zarządzanie procesami stało się w nowoczesnych organizacjach codziennością. Podejście procesowe jest jednym z najważniejszych czynników sukcesu nowoczesnych firm. Identyfikacja procesów stanowiących podstawę budowania systemu zarządzania przedsiębiorstwem stwarza w praktyce wiele nieporozumień na tle organizacyjnym i kompetencyjnym. Optymalizacja istniejących procesów w firmie pozwala na wyeliminowanie tych nieporozumień oraz nadmiernie rozbudowanej administracji i biurokracji.

Procesy są usprawniane poprzez eliminację zbędnych czynności, wprowadzenie kontroli efektywności oraz optymalne wykorzystanie technologii informatycznych. Usprawnianie procesów kończy się powodzeniem tylko wtedy, gdy kierownictwo i pracownicy angażują się w tworzenie nowych rozwiązań.

Pierwszym etapem optymalizacji procesów biznesowych jest ich właściwa identyfikacja oraz stworzenie mapy tych procesów, która ma na celu ukazanie ich wzajemnych powiązań. W ramach zidentyfikowanych procesów, przypisuje się im właścicieli (osoby odpowiedzialne) oraz sprzęt, maszyny i odpowiedni budżet.
Tak przygotowana mapa procesów poddawana jest następnie testom, które mają za zadanie wychwycenie wszelkich wad oraz tzw. "wąskich gardeł". Po wyeliminowaniu wszystkich błędów stworzony system poddaje się ostatecznym testom. Przetestowany i zoptymalizowany system zarządzania procesami przedstawiany jest jako propozycja zmian zarządzania klientowi.