Wdrożenie HACCP
Firmom brakuje punktu odniesienia

Implementacja pochłania sporo czasu

Najbardziej newralgiczne etapy implementacji systemu to powołanie zespołu i analiza zagrożeń. Zdaniem ekspertów, tu firmy popełniają najwięcej błędów.

Coraz powszechniej słyszy się o obowiązku rozpoczęcia wdrażania zasad HACCP od 1 maja 2004 r. Nie brakuje jednak zwolenników teorii, zgodnie z którą firmy powinny mieć wdrożony system w dniu naszej akcesji.- Interpretacje w tej kwestii są różne i nastręczają kłopotów. Okazuje się, że na przykład poszczególne oddziały sanepidu dokonują indywidualnej interpretacji przepisów- mówi Olgierd Grodkowski, właściciel firmy MDG Doradztwo Gospodarcze. Jeśli jednak przyjęlibyśmy założenie, że do chwili rozszerzenia wspólnoty polscy przedsiębiorcy muszą wdrożyć HACCP, ci którzy jeszcze się tym nie zajęli, raczej nie zdążą. Na to potrzeba bowiem co najmniej 4-5 miesięcy.
-Czas wdrożenia uzależniony jest przede wszystkim od stanu GMP i GHP w firmie oraz od zaangażowania ludzi w tworzenie systemu HACCP. Nie ma reguły, która wprost wiązałaby  przygotowanie firmy z czasem wdrożenia systemu. To zależy tylko od kierownictwa i zespołu, który wykonuje to zadanie - twierdzi Sławomir Muńko, konsultant Centrum Doradztwa Jakościowego CDJ.
Prawo polskie nie przewiduje na razie żadnych kar za niepodjęcie prac nad implementacją zasad HACCP czy też za popełnienie błędów na etapie wdrażania systemu.

Zespół pracowników

Jak zapewniają konsultanci, jednym z najtrudniejszych etapów wdrażania zasad systemu jest zaangażowanie personelu do wspólnego budowania go. Najtrudniejsze jest przełamanie pewnych stereotypów związanych z dotychczasowymi sposobami funkcjonowania firmy.
- Jeżeli uda się przekonać pracowników, że to co ich czeka ma sens i jest potrzebne, wówczas wdrożenie powinno przebiegać prawidłowo - zapewnia Sławomir Muńko.

Zanim jednak wszyscy pracownicy firmy zrozumieją, na czym polega HACCP i jaka jest ich rola w budowie systemu, trzeba zacząć od dobrej podstawy, czyli powołania zespołu HACCP, od którego pracy przede wszystkim będzie zależeć funkcjonowanie systemu.
- Wymóg jest jednoznaczny: zespół musi być interdyscyplinarny, czyli składać się z osób odpowiedzialnych za pracę poszczególnych działów w przedsiębiorstwie. Najczęstszym błędem w tym wypadku jest scedowanie całości prac tylko dla technologów lub kierowników produkcji. Te osoby są najbliżej procesu produkcyjnego, jednak niekoniecznie muszą posiadać wiedzę o innych obszarach działania firmy, np. zasadach transportu, warunkach ekspozycji produktów, metodach badań mikrobiologicznych. Ponadto w zespołach HACCP najczęściej brakuje specjalistów mikrobiologii - twierdzi Olgierd Grodkowski.

Ocena zagrożeń

Jak sugeruje Sławomir Muńko, czułym punktem jest także szósty etap i zarazem pierwsza zasada, czyli analiza zagrożeń i szacowanie ryzyka ich wystąpienia. Analiz ta powinna stanowić pełną dokumentację faktycznie istniejących sytuacji i uwarunkowań zakładu od tych najbardziej oczywistych do tych specyficznych, wynikających ze stosowanej technologii.
- Mimo to członkowie zespołu HACCP bardzo często traktują ten etap pobieżnie. Zauważam, iż często analiza zagrożeń jest wykonywana jakby w pośpiechu. Dzieje się tak dlatego, że osoby, które ją wykonują, zaczynają opracowanie dokumentacji od wyznaczenia krytycznych punktów kontroli, a więc od etapu, który ma być przeprowadzony po analizie. Często też te osoby sugerują się wskazaniami, które mają np. od instytucji nadzorujących( sanepid, weterynaria) - mówi Olgierd Grodkowski.
Jego zdaniem, zazwyczaj popełniane błędy to celowe pomijanie zagrożeń, które mogłyby źle świadczyć o wizerunku przedsiębiorstwa. Dotyczy to tych obszarów firmy, gdzie nie ma możliwości przeprowadzenia badań czy kontroli eliminacji tych zagrożeń.
- Często też wiele zagrożeń wydaje się tak oczywiste dla członków zespołu, że aż szkoda się nad nimi rozwodzić - mówi Olgierd Grodkowski.
Podczas realizacji wymagań dla HACCP na razie używa się kodeksu żywnościowego(Codex Alimentarius), normy duńskiej lub holenderskiej.
Jednak ciągle nie ma możliwości rzeczywistego zweryfikowania, jakim wymaganiom sprostało dane przedsiębiorstwo.

W jednym formacie

- Wdrożenie według zasad kodeksu żywnościowego wydaje się najmniej problematyczne. Jednak i tu każda firma może dokonać własnych interpretacji i to tak, że poszczególne systemy mogą się znacząco różnić między sobą. Ponadto, polskie prawo nie nakłada obowiązku udokumentowania HACCP. Wszystko to powoduje, że wdrożone systemy HACCP stają się nieporównywalne - mówi Olgierd Głodkowski.
Tej sytuacji ma zapobiec opracowywany właśnie standard ISO 22000, który poda jednoznaczną definicję, jakiego rodzaju wymaganiom ma sprostać każde przedsiębiorstwo, wdrażające HACCP.
- Standard ISO 22000 może stać się czymś, czym dziś jest już standard ISO 9001, tzn. będzie można odnieść się do konkretnych wymagań, które stawiać będziemy systemom zapewnienia bezpieczeństwa żywności - zapewnia Olgierd Grodkowski.

W pętli ISO

Wiele firm - mających już ISO - na co dzień działa po staremu. Na "tory ISO" przestawiają się dopiero, gdy przychodzi audyt.

Wiedza o ISO 9001 wśród polskich przedsiębiorców jest odwrotnie proporcjonalna do mitów, jakie o nim krążą. W dodatku decyzję o jego wdrożeniu często dyktuje owczy pęd. Czy certyfikat ten jest rzeczywiście potrzebny?

Około 6 tys. polskich firm posiada certyfikat ISO 9001. Danuta Kowalska, prezes Centrum Doradztwa Jakościowego, uważa, że w ciągu 6-8 lat ta liczba może wzrosnąć do 70 tys. Mimo tak powszechnego pędu do wdrażania systemów zarządzania jakością, przedsiębiorcy coraz częściej mówią o niedogodnościach związanych z tą międzynarodową normą.

Zarzuty są dwa, ale poważne: nadmiar biurokracji i ograniczenie elastyczności firmy. - ISO to papierkologia - uważa Zbigniew Wojciechowski, prezes poznańskiej firmy Axed (producent kas i urządzeń do sprzedaży terenowej, m.in. dla Colgate Palmolive, Henkela, Żywca). - Zdarza się, że inżynier zamiast skupić się na projektowaniu nowego urządzenia, wypełnia kolejne dokumenty.

- Pytania o rozrost biurokracji pojawiają się nieustannie, gdy prowadzę szkolenia w ramach wdrażania systemu zarządzania jakością ISO 9001 - mówi dr Jacek Łuczak z Katedry Ekonomiki Jakości w poznańskiej AE i jednocześnie dyrektor firmy Quality Progress. - Wtedy pytam przedsiębiorcę, czy przeczytał normę. 99% odpowiedzi brzmi "nie". A zatem jesteśmy w sferze mitów, a nie faktów. Rzeczywiście, porównując stan przed rozpoczęciem prac nad ISO 9001 oraz po zakończeniu, liczba zapisów się zwiększa. Ale okazuje się np., że wcześniej nie było w firmie żadnego formalnego stawiania celów i ich weryfikacji, reklamacje nie były rejestrowane, po wizytach u klientów nie powstawały żadne zapiski itd. Ostatecznie decyzje kierownictwa nie miały rzetelnych podstaw analitycznych i były podejmowane intuicyjnie.

- W normie PN EN ISO 9001:2000 nie jest zapisane, że dokumentacja musi być bardzo rozbudowana, a zmiany z 2000 r. pozwoliły znacząco ograniczyć jej ilość. Dobry audytor przygotuje krótsze dokumenty, za to wysokiej jakości - mówi Danuta Kowalska.

Andrzej Wojciechowski, prezes firmy wdrożeniowej AKW Ekspert, uspokaja, że prawidłowo przygotowana księga jakości może zamknąć się w 40 stronach. - Istnieje co prawda obawa, że pracownicy ds. jakości będą produkować wiele zbędnych dokumentów, by uzasadnić swoją niezbędność w firmie, ale zdarza się to coraz rzadziej. Firmy pamiętają, że każdy pracownik i każdy dodatkowy papier kosztuje.

Co dla nietypowych?

Brak elastyczności normy podkreśla Andrzej Paczkowski, właściciel firmy Paco-Cases (produkuje nietypowe opakowania transportowe): - Praktycznie codziennie wykonujemy prototypy, a tu nie ma miejsca na sztywne normy. Odnoszę wrażenie, że ścisłe procedury ISO często utrudniają eksperymentowanie i elastyczne dostosowanie się do oczekiwań klientów.

Zarzuty Paczkowskiego kontruje Danuta Kowalska: - Również firmy wytwarzające innowacyjne produkty mogą wdrożyć ISO - wystarczy przygotować procedurę regulującą powstawanie prototypów.

- Tylko niewłaściwie wdrożone ISO 9001 przeszkadza w rozwoju firmy - dodaje dr Piotr Rogala z Katedry Zarządzania Jakością Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu. - Największe niebezpieczeństwo to nieprzemyślane procedury, zbyt duża liczba dokumentów, pracownicy negatywnie nastawieni do nowego standardu.

Firmy Andrzeja Paczkowskiego i Zbigniewa Wojciechowskiego są średniej wielkości. Czy duże firmy podchodzą do ISO 9001 równie krytycznie? - ISO porządkuje działalność dużej firmy, a ściśle określone procedury w przypadku masowej, seryjnej produkcji gwarantują stałą jakość wyrobów - mówi Krzysztof Kosobudzki, specjalista ds. zarządzania jakością w Grupie Atlas (ma ISO 9001).

Jednak dużo ciekawszym problemem jest, czy Atlas rozwijałby się równie dynamicznie, gdyby wdrożył ISO w początkach swojego istnienia. Kosobudzki odpowiada nie wprost: - Ustalone procedury wymuszają ścisły sposób postępowania. Dlatego też mniejsze, rozwijające się firmy powinny same podjąć decyzję, czy narzucenie procedur postępowania będzie dla nich korzystne i czy nie będą one przeszkadzały w podejmowaniu szybkich decyzji, koniecznych w początkowym okresie funkcjonowania.

Kosztowny przymus
Zbigniew Wojciechowski uważa, że w większości przetargów wciąż mimo wszystko wygrywa dostawca tańszy, ale bez ISO 9001, niż droższy, certyfikowany. Dziś to z pewnością prawda, jednakże coraz więcej przedsiębiorstw wdraża tę normę, mimo wszystkich jej wad. Warto zastanowić się, kto wygra, gdy za kilka lat w przetargu zmierzą się dwie firmy z taką samą ofertą, z których tylko jedna będzie miała ISO.

Niewiele firm, szczególnie tych mniejszych, decyduje się na ISO 9001 ze względu na wewnętrzne potrzeby organizacji. - Większość wdraża system zarządzania jakością, bo w przyszłości będą tego wymagać ich klienci - mówi Piotr Rogala. Firmy zmuszone do wdrożenia ISO przez większych kontrahentów to ok. 80% klientów AKW Ekspert.

- Posiadanie ISO to już nawet nie moda, to po prostu kosztowny przymus - mówi Andrzej Wojciechowski. - Na przykład TP SA wymaga ISO zarówno od światowego producenta central telefonicznych, jak i lokalnego usługodawcy. W przypadku tych najmniejszych firm niektóre procedury ISO zmieniają się we własną karykaturę, np. audyt w dwuosobowej firmie.

Jaki jest najmniejszy, sensowny rozmiar przedsiębiorstwa, w którym warto wdrożyć ISO 9001? Zdaniem dr. Rogali, ISO 9001 w małej firmie ma sens, jeżeli posiada ona minimum dwa pracujące osobno działy. Z kolei dr Łuczak patrzy na problem z innej strony: - Te kilka osób pracujących w małej firmie jest bardzo obciążonych i wdrożenie systemu, wymagające zasobów (w tym ludzkich), przekracza ich możliwości organizacyjne. Tyle że te same organizacje jednocześnie nie realizują podstawowych elementów zarządzania, które należy uznać za podstawę przyszłego sukcesu. Spełnienie wymagań ISO 9001 powoduje, że ustanawiają podstawowe procedury działania, których wcześniej nie było - związane z planowaniem, właściwą definicją zasobów, monitorowaniem działań, kontrolą itd.
Jeszcze inaczej wygląda sprawa z firmami dużymi i stabilnymi. - Te, jeżeli potrzebują ISO 9001, to tylko z uwagi na realizację celów zewnętrznych, najczęściej bowiem mają wieloletnie doświadczenia dotyczące praktyk zarządzania i wymagania normy nie wnoszą nic dodatkowego do ich działalności - mówi Łuczak. Potwierdza to przykład Stolicy (patrz ramka).

Częstym argumentem za wdrożeniem ISO są wymagania zagranicznych kontrahentów. To jednak nie zawsze jest prawda: - Jesteśmy w pierwszej piątce producentów opakowań transportowych w Europie, ale światowi odbiorcy nie wymagają od nas posiadania certyfikatu ISO - mówi szef Paco-Cases. - Mimo to obawiam się, że w przyszłości pojawi się presja, byśmy go uzyskali. To bardzo skomplikowane w firmie, która sukces zawdzięcza szerokiej gamie niestandardowych produktów.

- ISO 9000 to nie wymóg prawa, tylko klienta - tak Jacek Łuczak podsumowuje rozważania nad sensem certyfikacji. - Zatem nie ma dylematu, jeżeli dana organizacja chce funkcjonować na rynku. Dyskusja sprowadza się do analizy roli klienta i jego wymagań wobec produktów danej firmy. To oczywiste, że jeżeli oferta nie odpowiada oczekiwaniom rynku, to jej los jest przesądzony.

Błędy i wypaczenia
Największa zaleta normy ISO 9001 - jej ogólny charakter, pozwalający dostosować ją do potrzeb prawie każdej firmy - wydaje się być jednocześnie jej największą wadą. Nasi rozmówcy są zgodni, że część przedsiębiorstw na co dzień funkcjonuje wedle własnego uznania, a na "tory ISO" przestawia się dopiero, gdy zbliża się audyt zewnętrzny. Jacek Łuczak uważa, że jest to nagminne zjawisko; Danuta Kowalska ocenia, że problem dotyczy ok. 30% firm z ISO. - Taki jest efekt, gdy nie zna się wymagań normy i nie potrafi odpowiedzieć na pytanie, jakich korzyści oczekuje się od wdrożonego systemu - mówi Łuczak. Piotr Rogala ocenia tę sytuację nieco łagodniej: - Największe natężenie prac nad ISO 9001 występuje przy wdrożeniu. Potem do systemu przykłada się mniejszą wagę i dopiero zbliżający się kolejny audyt zewnętrzny powoduje ponowną koncentrację uwagi na systemie. Takie falowanie to naturalny proces.

Przypuszczalnie część firm potrzebuje certyfikatu ISO 9001 wyłącznie po to, by pochwalić się nim przed otoczeniem. Ich prawo, ale na horyzoncie pojawia się nowe niebezpieczeństwo dla wiarygodności ISO 9001. - Od czasu do czasu słychać o powiązaniach pomiędzy organizacjami konsultingowymi, które pomagają wdrażać systemy zarządzania jakością, a jednostkami certyfikującymi. Jest to niezgodne z zasadą niezależności jednostki certyfikującej - mówi Piotr Rogala.

Inflacja ISO

Zdobycie certyfikatu firmy próbują przekuć na sukces marketingowy. Jednak nie zawsze czynią to uczciwie. "ISO 9001 jest gwarancją najwyższej jakości naszych wyrobów" - obwieszcza dumnie niejeden folder reklamowy. To zwykła nieprawda, bo norma ISO dotyczy organizacji i zarządzania, a nie produktu. Łatwo wyobrazić sobie błędną procedurę "pracownik ma wkręcić śrubkę", podczas gdy w rzeczywistości powinien ją wykręcić - w efekcie na rynek trafia produkt wadliwy, ale wykonany zgodnie z procedurami. - To nie jest certyfikat na wyrób. Stosowanie znaku ISO 9001 w skojarzeniu z danym produktem jest zabronione - podkreśla Jacek Łuczak.

Fenomen ISO wymyka się jednoznacznym ocenom. Sceptycy uważają, że te trzy litery to - oprócz MBA - najlepszy chwyt marketingowy świata. Bo z tym wszystkim, co zaleca norma (planowanie produkcji i nadzór, maksymalizacja zadowolenia klienta, stałe udoskonalanie organizacji itp.), każda dobra firma radzi sobie i tak. Gdyby sobie nie radziła, klienci zrezygnowaliby z jej usług. Mniejsze przedsiębiorstwa obawiają się, że nadmiar procedur spowolni ich rozwój, a jedyną przesłanką wdrożenia ISO zbyt często jest stwierdzenie: "inni mają, więc i my musimy, chociaż nie potrzebujemy". Ponieważ coraz więcej firm poddaje się takiemu nieracjonalnemu postępowaniu, trudno całkowicie zlekceważyć opinie sceptyków. Na drugiej szali są argumenty zwolenników certyfikacji: wspólny dla biznesu na całym świecie standard jakości i organizacji, konieczność równania do liderów rynku posiadających ISO i know-how dla tych, którzy nie radzą sobie z chaosem wewnątrz przedsiębiorstwa. Co przeważy w tym sporze?

ISO- i co dalej?

Leszek Olszański:
ISO 9000 powoli staje się standardem. Co można polecić przedsiębiorcom, które chcą w dalszym ciągu rozwijać swój system zarządzania jakością?

Paweł Woźniak, Konsultant firmy doradczej CDJ z Poznania: Najczęściej kolejnym etapem ISO 9000 jest system zarządzania środowiskowego serii ISO 14000. To konieczność, jeśli chcemy zrobić pozytywne wrażenie na kontrahentach z Zachodu.

To wystarczy?

- Jeśli firma chce zrobić rzeczywiście dobre wrażenie, może przystąpić do kolejnego etapu, który powinna stanowić norma OHSAS, w Polsce funkcjonująca jako PN-N 18001. Ta norma skupia się na zasadach BHP. Jej wdrożenie ma również dodatkowe "pozytywne efekty uboczne" Certyfikat systemu BHP pomaga w kontaktach z inspektorami PIP. Przedsiębiorstwa mające certyfikat są często zwalniane z okresowych kontroli. Posiadanie systemu zarządzania środowiskowego świadczy też o stabilności firmy. Przedsiębiorstwo, które dba o środowisko, jest z reguły dobrze postrzegane przez okoliczną ludność, nie grożą mu procesy o zanieczyszczanie wód bądź powietrza. To z kolei duży atut w oczach zachodnich inwestorów. Funkcjonuje także wiele norm branżowych dla firm z branży informatycznej, żywnościowej bądź motoryzacyjnej.

Czy to jednak się opłaca? Wdrożenie systemu oznacza konkretne koszty, a to może rzutować np. na cenę produktów.

- Koszty nie są aż tak duże, żeby wpłynąć ujemnie na pozycję rynkową firmy. Z reguły jest to jednorazowy wydatek na wdrożenie systemu i jego certyfikację oraz stosunkowo niewielkie późniejsze wydatki na rozwiązanie ekologiczne. Dla większego przedsiębiorstwa nie są to groźne wydatki. Znacznie droższe są normy branżowe. Tutaj jednak firmy bardzo często nie mają wyjścia. Chcąc współpracować z zagranicą, muszą je wdrożyć.

Dla mniejszych mogą, jednak istotne. Co można doradzić firmom szykującym się do wprowadzenia systemu jakości?

- Najważniejsze oszczędności może przynieść decyzja powzięta jeszcze przed wdrożeniem systemu ISO 9000. Jeśli normy środowiskowe będziemy wdrażać równocześnie, wówczas certyfikacja będzie tańsza o około 1. Nawet jeśli jest wdrażany po pewnym czasie, warto zintegrować obydwa systemy, tak by w firmie istniała np. tylko jedna księga jakości. To znacznie upraszcza funkcjonowanie obydwu systemów, obniża też koszty.

Tak czy inaczej, warto nie poprzestawać na ISO 9000?

- Rozwój systemu jakości jest szczególnie ważny dla firm współpracujących z zagranicą. Posiadanie certyfikatu serii ISO 9000 za Odrą nie robi już na nikim wrażenia. Jest stosowany tak powszechnie, że nie wypada się nim chwalić. Firma, która poniosła wydatek na ISO 14000, jest odbierana jako duża i stabilna. Przy poważnych negocjacjach to spory atut.

Certyfikat ISO bywa fikcją

Stan wiedzy o systemach zarządzania jakością stale się poprawia. Nadal jednak niektórzy przedsiębiorcy bagatelizują ich rzeczywisty zasięg.
Ostatnio certyfikat systemu zarządzania jakością (SZJ) stał się kartą przetargową w rękach polskich firm i instytucji. Traktowany jest przede wszystkim jako dowód osiągniętej sprawności w zarządzaniu. Niestety często przy tym pomija się fakt, iż deklarowany SZJ nie zawsze funkcjonuje w całym przedsiębiorstwie, a został wdrożony, na przykład tylko w jednym z obszarów jego działalności. Dlatego też ci, którzy sugerują się świadectwami SZJ, powinni dokładnie sprawdzić, gdzie tak naprawdę w danej firmie działa ISO, a gdzie system jest tylko fikcją.

Rzeczywisty zasięg

Przypadki takich "oszustw" nie należą do rzadkości, zwłaszcza że nie ma jednoznacznych wytycznych, odnośnie do formułowania zakresu certyfikacji. Tymczasem deklarowany pisemnie jej zasięg powinien w wyraźny sposób określać rzeczywiście certyfikowany obszar działalności przedsiębiorstwa. W przeciwnym razie może być on mylnie utożsamiany z wpisem do ewidencji działalności gospodarczej lub do krajowego rejestru sądowego, co zazwyczaj nie jest prawdą.

- Na prawidłowym sformułowaniu zakresu certyfikatu powinno zależeć jednostce certyfikującej, gdyż to przy jej aprobacie może dojść do bezprawnego używania wystawionego świadectwa, czyli niezgodnego z rzeczywistością deklarowania posiadania systemu - twierdzi Olgierd Głodkowski, prezes spółki MDG Doradztwo Gospodarcze.
Warunkiem otrzymania certyfikatu SZJ jest pozytywna ocena wdrożonego systemu podczas audytu certyfikującego, wykonywanego przez niezależnych ekspertów z uprawnionej do tego jednostki.
- Certyfikacja ta jest dobrowolna. Podobnie zakres wdrażania systemu. To firma ustala, w którym z obszarów jej działalności zostanie wdrożony SZJ - wyjaśnia Sławomir Muńko, konsultant Centrum Doradztwa Jakościowego CDJ.

W sporządzonym podczas audytu raporcie stwierdza się m.in., czy deklarowany obszar wdrożenia systemu ma odniesienie do rzeczywistej działalności przedsiębiorstwa. Na tej podstawie można określić zakres certyfikatu, który niekoniecznie musi obejmować całą firmę. Niestety, nie wszystkie zarządy przedsiębiorstw zdają sobie z tego sprawę. Często świadomie lekceważy się granice zasięgu SZJ. A to może mieć fatalne następstwa.

Marketingowa sztuczka

Jak twierdzi Olgierd Głodkowski, lekceważenie zakresu SZJ wiąże się z tym, iż dotychczas samo posiadanie certyfikatu było wystarczającą nobilitacją. Mniejsze zainteresowanie budził natomiast obszar funkcjonowania systemu, zwłaszcza że wprowadzenie norm ISO tylko do wybranych struktur niekoniecznie musi zawsze oznaczać złą wolę kierownictwa.
- Zdarza się, że firma najpierw typuje jeden z obszarów swojej działalności, który będzie poddany implementacji systemu. Szczególnie w przypadku dużych podmiotów stanowi to pewien rodzaj sondy. Ma ona odpowiedzieć na pytanie, co daje firmie SZJ i czy sprawdza się w praktyce. Najczęściej pierwsza próba wprowadzenia SZJ odbywa się w komórkach organizacyjnych, bezpośrednio kontaktujących się z klientami, czyli w działach sprzedaży, zakupów, marketingu itp. Ewentualne późniejsze działania są zdeterminowane osiągniętymi wynikami - opowiada Sławomir Muńko.

Niestety, liczne przedsiębiorstwa traktują certyfikację jako chwyt marketingowy i starają się doprowadzić do niej jak najmniejszym wysiłkiem i jak najtaniej. Wdrażają wtedy system zarządzania jakością w ograniczonym zakresie. W ten sposób mogą liczyć na znaczne obniżenie kosztów, związanych zarówno z procesem implementacji, jak i certyfikacją systemu. Natomiast widniejąca na certyfikacie nazwa przedsiębiorstwa stwarza mylne wrażenie, że cała firma jest objęta systemem ISO. Wielu klientów i kooperantów ciągle daje się w ten sposób oszukać.

Uwaga na czas, warunki i temperaturę

HACCP w cateringu

Skażenie krzyżowe wystąpi wtedy, gdy ekspozycja potraw surowych i przetworzonych nie będzie rozdzielona. W takim przypadku standardy HACCP wymagają osobnych stołów.

 Podejmują prace związane z wdrażaniem systemu HACCP w cateringu, należy rozpocząć od prześledzenia przebiegu procesów technologicznych. Wyznaczone etapy będą obejmować część związaną z produkcją, przygotowaniem posiłków, transportem oraz ekspozycją potraw.
- Zasady wprowadzenia HACCP w zakresie przygotowania posiłków dotyczą tych samych procedur, instrukcji, dobrych praktyk wytwarzania i monitorowania punktów krytycznych, które istnieją w klasycznych kuchniach. Podobnymi prawami "rządzi się" część związana z obsługą konsumenta i ekspozycją potraw. Nie da się rozdzielić dwóch obszarów -kuchni i cateringu, dlatego należy pamiętać o zintegrowaniu działań- wyjaśnia Anna Grodkowska, kierownik projektu z MGM Doradztwo Gospodarcze sp. z.o.o. Celem przestrzegania procedur HACCP jest eliminacja lub zminimalizowanie zagrożeń związanych z bezpieczeństwem żywności.

Właściwy transport.

 Podczas świadczenia usług cateringowych, po pierwsze należy zwrócić uwagę na czas i warunki transportu przygotowywanych potraw. Zwłaszcza na utrzymanie wymaganej temperatury. W przypadku kuchni ciepłej, potrawy powinny być przewożone w urządzeniach specjalistycznych, np. w bemarach. Natomiast potrawy kuchni zimnej lub półprodukty używane do ich przygotowania, muszą być przwożone w temperaturze nie przekraczającej 7 st. C. Najlepiej transportować je w samochodach chłodniach, chłodzonych urządzeniach lub obłożone lodem. Należy przy tym pamiętać o kontrolowaniu temperatury w czasie drogi. Można to robić przez badania temperatury panującej na przestrzeni ładunkowej auta dostawczego, albo samej żywności(pirometry, sondy, itp.). Kolejną istotną rzeczą będzie czas przechowywania potraw. W przypadku żywności podawanej na zimno nie może on przekroczyć 24h. Wyjątkiem są owoce morza, które powinny być podawane na bieżąco. Z kolei potrawy serwowane na ciepło przechowywać dłużej.- Maksymalny czas przetrzymania nie powinien przekroczyć 48 h. Zawsze trzeba pamiętać, że ciągłe schładzanie, potem zagotowywanie i późniejsze przetrzymanie w temperaturze 65 st. C, źle wpływa na konsystencje i wygląd zewnętrzny potrawy-wyjaśnia Sławomir Muńko z firmy konsultingowej CDJ. Dlatego zasadą jest przygotowywanie potraw pod zamówienie.

Żywność na stołach.

 W przypadku cateringu dla m.in. szpitali i szkół dostawa powinna dotrzeć tuż przed podaniem posiłku. Jeżeli potrawy były przygotowane z myślą o imprezie okolicznościowej, to najważniejsza jest informacja o tym, ile czasu i w jakich warunkach żywność będzie eksponowana na stołach. Nie wolno używać komponentów szybko psujących się(muszą być pierwsze świeżości) i zmieniających wygląd zewnętrzny(kolor, konsystencja). - Szczególną uwagę należy zwrócić na warzywa i owoce, które nie mogą być zwiędnięte i przesuszone oraz owoce morza, które koniecznie muszą być schładzane lodem. Uwaga! Do produkcji lodu należy używać wodę dobrej jakości-informuje Sławomir Muńko, konsultant Centrum Doradztwa Jakościowego z Poznania.
 W przypadku kanapek, tartinek itp. sprawa jest prosta. Musza one być fizycznie zabezpieczone przedc kontaktem ze środowiskiem zewnętrznym.- Do ich przechowywania można na przykład używać pojemników z przeźroczystym kloszem. Natomiast czas eksponowania kanapek jest uzależniony od temperatury i wrażliwości na nią poszczególnych jej komponentów, np. majonezu-podkreśla Sławomir Muńko. Najważniejsze zatem jest zachowanie odpowiedniego wyglądu. W przypadku potraw ciepłych należy koniecznie podawać je w podgrzewaczach, a minimalna temperatura powinna wynosić 65 st. C. Wynika to z konieczności zabezpieczenia żywności przed zepsuciem się z punktu widzenia mikrobiologicznego, technologicznego(zmiana struktury) i potrzeby konsumentów. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na produkty, które wymagają przechowywania chłodniczego. Należy je umieścić w odpowiednich szafach chłodniczych, gdzie utrzymywana jest temperatura do 8 st. C(np. bary sałatkowe). W każdym jednak przypadku trzeba pamiętać o podstawowej zasadzie-nie wolno uzupełniać pojemników z żywnością. Chcąc uzupełnić braki, należy przygotować nowy, czysty pojemnik. Niestosowanie tej zasady powoduje szybsze psucie się żywności, zmianę jej wyróżników sensorycznych i nieestetyczny wygląd-ostrzega Muńko.

Uwaga na talerze.

 Zdaniem specjalistów ds. HACCP najbezpieczniejszym rozwiązaniem przy cateringu jest stosowanie jednorazowych talerzy, kubków i sztućców.- Używanie jednorazowych naczyń nie jest wymogiem. Firmy stosują je często, głownie ze względów ekonomicznych i wygody- dodaje Anna Grodkowska.
 Szkło z punktu widzenia organów kontrolnych, jest o wiele bardziej niebezpieczne, bezpośrednio zagraża zdrowiu konsumentów.

Ile zapłacić konsultantowi

Audyt zerowy kosztuje 1-2 tys. zł

Audyt zerowy to nic innego jak wizja lokalna zakładu, w którym ma być wdrażany system HACCP. Jego przeprowadzenie wiąże się z dodatkowymi kosztami, ale w zamian zyskujemy ofertę ściśle dostosowaną do specyfiki przedsiębiorstwa.

Większość firm consultingowych zanim rozpocznie wdrażanie zasad systemu HACCP proponuje przeprowadzenie audytu zerowego. Polega on na ocenie stanu zastanego w firmie, jej potencjału. Na podstawie przeprowadzonych obserwacji zostaje opracowany program wdrożenia, który odpowiada potrzebom firmy. Audyt pozwala również na przygotowanie wstępnej kalkulacji kosztów przyszłego wdrożenia samego systemu HACCP.
- Uważam jednak, że porządna i licząca się firma, która zajęłaby się wdrażaniem HACCP nie powinna pobierać osobnej opłaty za wstępną diagnozę. Koszt wdrożenia powinien zawierać wszystkie opłaty za przygotowanie i implementację systemu w struktury zakładu. Gwarancja stałej ceny za wdrożenie zależy od doświadczenia i wiedzy konsultantów, którzy pozwolą ustalić jego koszt na początku współpracy - mówi Danuta Kowalska właścicielka Centrum Doradztwa Jakościowego.
Możemy oczywiście zadecydować, że firma konsultingowa rozpocznie wdrażanie bez wcześniejszej wizji lokalnej. Jest to jednak tylko pozorna oszczędność kosztów. Konsultant przyjmuje dla takiego zakładu ogólnie opracowany program. - Trzeba jednak pamiętać, że całkowity koszt zaistnienia systemu obejmuje również dostosowanie techniczne czy sanitarne zakładu. A te kwoty mogą przewyższać koszty wdrożenia samego systemu - mówi Sławomir Muńko, konsultant z poznańskiego Centrum Doradztwa Jakościowego CDJ.
Uprzednio przygotowana wstępna ocena kosztów wdrażenia HACCP może wykazać duże braki względem zapotrzebowań konkretnej firmy. Zdarza się na przykład, że kadra pracownicza wymaga przeprowadzenia dodatkowych szkoleń. W rezultacie zakładana na początku cena za wdrożenie systemu znacznie wzrośnie.
Wizja lokalna
Na wykonanie auditu zerowego wystarczy jeden dzień. Jego koszt zależy od stanu zakładu w jakim on się znajduje oraz od firmy konsultingowej. Szanujące się firmy stosują umiarkowaną opłatę, w granicy 1- 2 tys. zł, która pokrywa koszty takie jak: czas pracy konsultanta, dojazd, zakwaterowanie, przygotowanie dokumentacji pomieszczeń oraz raportu. Zdaniem Artura Dominika, dyrektora działu Consumer Testing Service w SGS Polska warto wcześniej zbadać, dlaczego ceny różnią się między sobą. Może bowiem okazać się, że tańsza oferta nie zawiera wszystkich szkoleń.

 W przypadku niedużej firmy, gdy wizja lokalna zajmuje kilka godzin, cena może ulec obniżeniu. Podobnie dzieje się przy dużym zakładzie. Konieczność zapoznania z więcej niż jedną nieruchomością może spowodować przesunięcie się wizji lokalnej na następne dni.
Audyt zerowy przygotowany przez profesjonalną firmę zawiera szczegółowy raport , który pomoże usprawnić działania przedsiębiorstwa. Jego analiza ułatwia decyzję dotyczącą terminu rozpoczęcia wdrożenia HACCP. Niestety na rynku jest wiele firm, które chcą wykorzystać wiedzę konsultantów "za darmo". Mając nieraz raport szczegółowy z audytu wstępnego rezygnują z usług firmy i próbują sami wdrażać HACCP. Opłata wstępna chroni choćby w części know-how firmy konsultingowej.

Uwaga na jakość

Danuta Kowalska doradzała w zakresie zarządzania jakością już około stu firmom. Nie korzystała jeszcze z kredytów na działalność gospodarczą. Prywatnie korzystała z kredytu na zakup samochodu w Invest-Banku i potem była rozczarowana. Jak wielu innych klientów, nie przeczytałam w skupieniu umowy i przeoczyłam przepisy niekorzystne dla klientów - przyznaje. Korzystała także z kredytu mieszkaniowego w POK BP i ten sobie chwali. Rachunek podstawowy ma w Banku Przemysłowo-Handlowym PBK. Siedem lat temu przeniosła go tam z WBK. W BPH PBK jestem klientem już rozpoznawalnym, cieszyłam się też, że jako jeden z pierwszych wprowadzał nowe usługi - korzystanie z rachunku przez internet, sms, wap. Teraz jednak spostrzega, że BPH zaczyna być droższy niż niektóre banki dla klientów indywidualnych, ale nadal jest konkurencyjny w ofercie dla przedsiębiorców. Jednak i temu bankowi przydałoby się - zdaniem Danuty Kowalskiej - więcej szczerości w informowaniu klientów o niedogodnościach oferowanych rozwiązań. Marzy mi się sytuacja, że to nie przedsiębiorca zawsze musi odwiedzać bank, ale pracownik banku będzie przyjeżdżał do niego - dodaje.
  Wydaje się, że kilka banków jest w stanie spełnić takie marzenie już niedługo.

Dokumentacja uwiarygodnia system

Dokumentacja systemu HACCP nie jest regulowana konkretną normą. Jednak jej jakość uwiarygodnia procedury zapewnienia bezpieczeństwa żywności.

Dokumentacja jakiegokolwiek systemu to uporządkowany zbiór zapisów, stanowiący jednocześnie opis zasad postępowania oraz dowód prawidłowej realizacji procesu technologicznego. Jego właściwe stosowanie przy użyciu odpowiednich technik zarządzania powinno przyczynić się do usprawnienia wewnętrznej komunikacji w przedsiębiorstwie, wyspecjalizowanym zarówno w produkcji, jak i w obrocie artykułami spożywczymi. A to w dużej mierze decyduje o efektywności firmy.
- Dotychczas największy problem przy prowadzeniu dokumentacji stanowił jej właściwy nadzór. Najlepszego dotąd rozwiązania dostarczyła norma ISO 9001:2000. Doświadczenia przedsiębiorstw stosujących się do jej wymagań w pełni potwierdziły skuteczność takiego systemu. Podobne efekty można obserwować również w przypadku systemu HACCP, którego wymagania, oparte na kodeksie żywnościowym lub duńskiej normie DS 3027 E, odnoszą się do wprowadzenia przez firmę specjalnego nadzoru nad prowadzoną dokumentacją - wyjaśnia Patryk Grzelak, konsultant Doradztwa Gospodarczego DGA.

Zlekceważona zasada

W ślad za wytycznymi zawartymi w dyrektywie 93/43/EEC z 14 czerwca 1993 r. w sprawie higieny środków spożywczych, polska legislacja narzuca obligatoryjne wdrożenie 6 zasad HACCP (przy czym 6 zasadę - weryfikację systemu - można dobrowolnie interpretować), natomiast siódma zasada, czyli dokumentacja HACCP, jest nieobowiązkowa.
- Zaniechanie prowadzenia dokumentacji może być ułatwieniem dla małych firm, zatrudniających do 5 osób, czyli typowych przedstawicieli handlu detalicznego. W ich przypadku, pełna dokumentacja systemu HACCP wraz z powołaniem pełnomocnika, zespołu i księgi HACCP może okazać się porażką - mówi Sławomir Muńko, ekspert firmy CDJ.
Jednak, jego zdaniem, dokumentacja jest jedynym dowodem na to, że system funkcjonuje i spełnia swoje podstawowe zadanie - nadzorowanie bezpieczeństwa zdrowotnego żywności.
- Do sądów trafia wiele spraw związanych z zatruciami żywnością. Jeśli firma ma system, a jego funkcjonowanie jest udokumentowane, zawsze może odwołać się do zapisów z danego dnia, jako dowodu należytej staranności. Ostatnia zasada HACCP jest świadectwem i uwiarygodnieniem działania systemu - zapewnia Paweł Dąbrowski, konsultant z AIMS Management Consultants.

Z pomocą informatyki

Dokumentacja to nie tylko opis samego systemu zarządzania, ale także tzw. zapisy jakości, czyli dokumenty potwierdzające realizację wykonania zapisanych w procedurach czynności. Mając na uwadze te dwa czynniki, należy wybrać taką metodę jej realizacji, która przyniesie wymierne rezultaty, a nie sprawi, że system stanie się mało czytelny i nieskuteczny.
- Bardzo pomocne stają się tutaj systemy informatyczne. Coraz powszechniej stosowana forma dokumentacji elektronicznej stwarza możliwość szybkiego wyszukiwania określonych dokumentów, zapewnia małą objętość dokumentacji, możliwość nanoszenia i zarządzania zmianami z jednego komputera w firmie, nadzór nad bieżącym wykorzystaniem poszczególnych dokumentów przez określonych pracowników czy stały dostęp upoważnionych osób do właściwych sobie dokumentów. Jednak nie każda firma może sobie pozwolić na zakup oprogramowania i całej infrastruktury potrzebnej do jego pełnego wykorzystania. Wówczas jedyną metodą wdrożenia systemu jest przygotowanie dokumentacji w formie papierowej. Takie rozwiązanie może również stanowić solidną podstawę skutecznego funkcjonowania systemu. W tym przypadku jednak konieczne jest szczególne zdyscyplinowanie ze strony samych pracowników oraz kadry zarządzającej - mówi Patryk Grzelak.

Jego zdaniem, aby usprawnić zarządzanie dokumentacją, należy zadbać o to, aby na danym stanowisku pracy były dostępne tylko te procedury i instrukcje, które mają na nim zastosowanie. Do pozostałych pracownik musi mieć dostęp na zasadzie wglądu czy możliwości wypożyczenia od pełnomocnika ds. jakości.
- W przypadku zapisów jakości, na efektywne prowadzenie dokumentacji z realizacji procesu technologicznego, ma wpływ poprawne zaprojektowanie systemu. Dlatego też należy zwrócić szczególną uwagę na przygotowanie kompleksowych i szczegółowych formularzy pozwalających na wypełnianie tylko jednego lub dwóch dokumentów dziennie. Umożliwia to łatwą, szybką i pełną weryfikację prowadzonych zapisów. Dodatkowo zobowiązanie pracownika do wypełnienia wszystkich pól przypisanych jego stanowisku umożliwia pozyskanie przez pracodawcę wszystkich niezbędnych danych na jednym dokumencie - tłumaczy Patryk Grzelak.

Doradztwo jest fascynujące
Rozmowa z Danutą Kowalską - właścicielką firmy Centrum Doradztwa Jakościowego CDJ

- Jako kobieta przedsiębiorcza realizuje pani swoje marzenia, czy życiwe, konkretne Plany?

- Zaczęłam realizować plany, które w pewnym momencie stały się marzeniami. Moja praca tak mnie wciągnęła i ciągle mnie fascynuje, że nie wyobrażam sobie bardziej interesującej.

- W naszej rzeczywistości, gdzie wszystko się zmienia, trudno chyba doradzać?

- Tak, ISO, którym się zajmujemy, wymaga bardzo profesjonalnego podejścia. Do nas przychodzą firmy, które najpierw zajmują się podatkami, pensjami dla pracowników, inwestycjami, a dopiero na końcu kupują usługę, którą my im możemy zaoferować. Tymczasem kolejność winna być odwrócona i należy zaczynać od naszego doradztwa, które wspomaga działalność przedsiębiorstwa. Innego rodzaju trudnością jest konieczność zamiany się rolą z prezesem, bo doradza się szefowi firmy, a jednocześnie robotnikowi, który jest w niej zatrudniony.

- Jak pani się znalazła w tej jaskini obsadzonej przez mężczyzn?

- Na początku byłam sama i młoda bez wielkiego doświadczenia. Miałam jednak wiedzę, która pomogła mi odnieść sukces, a jego miarą są tak znzni klienci, jak AGORA, ale  są również firmy zupełnie malutkie.

- Dużo jekst kobiet prowadzących podobne doradztwo jak pani?

- Nie mam konkurentek, na razie jestem sama.

- Ile godzin z doby poświęca pani swojej firmie?

- Zbliżam się do normalności, odkąd zatrudniam zespół samodzielnych pracowników. Teraz sama odwożę syna do szkoły i sama go odbieram, nie przebywając w biurze dłużej niż do godz. 16.00.

- Nie kusi panią, aby robić coś bardziej spokojnego, gdy ma się dom, rodzinę, dziecko?

- Nie mam zamiaru niczego zmieniać, bo moje zajęcie jest bardzo interesujące, ciągle dzieje się coś nowego, nie ma nudy, ani rutyny. Czuję się jednocześnie konsultanatem i radcą prawnym.

  Moją strategią jest stworzenie firmy rodzinnej na lat... wiele. Mam syna, więc rośnie następca, chociaż na razie jest mały i zupełnie co innego go interesuje.

HACCP z konsultantem: 10-30 tys. zł

Zły konsultant to strata pieniędzy i czasu. Może się okazać, że doradca nie spełnia swej roli i zakład staje przed koniecznością korygowania jego błędów. Wtedy procedury wprowadzania HACCP trzeba zaczynać od nowa

Na rynku istnieje wiele firm consultingowych, które oferują swoje usługi w zakresie wdrażania zasad systemu HACCP. Wystarczy wstukać w internecie hasło HACCP, by pojawiło się kilkanaście.firm doradczych. Poza tym, przeglądając codzienną prasę spotkamy ogłoszenia kolejnych. Niestety nie wszystkie zasługują na miano profesjonalnych. Wiele z nich to osoby fizyczne traktujące wdrażanie HACCP jako pracę dodatkową. Jak zatem wybrać właściwą firmę, na co zwrócić uwagę?

Sam dokonaj selekcji

Po pierwsze, zapytajmy o czas funkcjonowania firmy konsultingowej na rynku, jej referencje oraz czy jest, gdzie i jak wygląda siedziba firmy(jeśli jest nią mieszkanie prywatne, to już jest dla nas wskazówka). W dalszej kolejności poprośmy o listę zakładów, w których wdrażała systemy zarządzania jakością, w tym HACCP. Istotna jest także liczba zatrudnionych pracowników, odpowiednia ich liczba zapewni terminowość i jakość wykonanej pracy. Ponadto konsultanci powinni odznaczać się wysoką wiedzą z zakresu zarządzania jakością, szerokim wachlarzem doświadczeń w dziedzinie wdrażania systemu HACCP oraz bogatą znajomością zagadnień związanych z rynkiem spożywczym.
- Zapytajmy o doświadczenie konsultanta i możliwość jego potwierdzenia dyplomami ukończonych szkół lub kursów. Sprawdźmy, jaka jest jego dyspozycyjność. Dobrze jest mieć świadomość, że możemy liczyć na jego pomoc nie tylko w godzinach urzędowania naszego zakładu - informuje Artur Dominiak z jednostki certyfikującej SGS.
Zweryfikujmy, w jaki sposób będzie odbywało się wdrażanie systemu HACCP. Czy szkolenia zostaną zorganizowane tylko dla wybranej grupy pracowników, czy objęta nimi zostanie cała załoga.
- Praktyką stało się także korzystanie z gotowych dokumentów. Upewnijmy się, że w naszym przypadku tak nie będzie. Wszelkiego rodzaju dokumentacja zostanie opracowana w oparciu o nasz park maszynowy i infrastrukturę zakładu - mówi Maciej Dursiewicz z firmy konsultngowej MDG.
- Poszukując firmy warto skontaktować się z Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, czyli PARP , Izbą Rzemieślniczą i Gospodarczą - informuje Sławomir Muńko, konsultant CDJ.
 Kiedy zdecydować się na firmę doradczą
Pomoc konsultanta jest szczególnie potrzebna w małych zakładach. Brakuje w nich pracowników posiadających wiedzę z zakresu mikrobiologii, technologii żywienia. Oznacza to jedno - zespół interdyscyplinarny ds. wdrożenia systemu HACCP będzie niepełny.
 Niestety niejednokrotnie zakłady nie dysponują wystarczającymi środkami potrzebnymi na zatrudnienie dodatkowych pracowników
Wtedy wyjściem może okazać się wspólne wynajęcie firmy konsultingowej przez grupę pięciu firm. Podobny typ biznesu i podobne zagrożenia powodują, że zakłady te uzupełniają się. Dzięki takiemu rozwiązaniu zyskują możliwość wymiany informacji na interesujące ich zagadnienia.
Strata czasu i pieniędzy
Wybór nieodpowiedniego konsultanta grozi nieprawidłowym i nierzetelnym przygotowaniem zakładu do właściwego funkcjonowania systemu HACCP, a co za tym idzie nie osiągnięciem wymaganego standardu. Przedsiębiorca poniesie poza tym niepotrzebne wydatki na modernizacje zakładu. -Musimy też pamiętać, że nie wszystkie elementy w naszej firmie należy modernizować od razu. Można przyjąć plan i realizować go w ujęciu np. 5-ciu lat - uważa Danuta Kowalska, właścicielka Centrum Doradztwa Jakościowego z Poznania.
Uważaj! To zdarza się często. Nie daj się oszukać
Zły konsultant to również strata pieniędzy i czasu. Może się okazać, że nie spełnia on swojej roli i zakład musi stanąć przed koniecznością ponownego przygotowania procedur wdrażania standardów HACCP.
- Tak się dzieje, gdy konsultant korzysta z gotowych dokumentów opracowanych wcześniej dla innej firmy - zaznacza Maciej Dursiewicz.
Poza tym niewłaściwie opracowany system nie będzie chronił bezpieczeństwa żywności, co spowoduje, że będzie dochodziło do podawania posiłków, które zaszkodzą konsumentom.
 - Nastąpi zatem uśpienie naszej czujności. Wiąże się to ze skutkami finansowymi. Przy masowych zatruciach Kasy Chorych dochodzą zwrotu kosztów za hospitalizację pacjentów -przypomina Artur Dominiak. 
System HACCP to jakby parasol ochronny nad naszym zakładem. Prowadzenie monitoringu i rejestrów stanowi dowód, że dostarczony przez nas produkt był dobry. Możliwa będzie identyfikacja czasu i miejsca skażenia oraz określenie odpowiedzialności za spowodowanie zagrożenia.
Jeżeli zależy nam na profesjonalnym wdrożeniu systemu zgodnego z zasadami HACCP to warto skorzystać z pomocy konsultanta. Zyskujemy wówczas pewność, że produkcja i przechowywanie żywności odbywa się bez zagrożenia dla konsumenta. Koszy zatrudnienia doświadczonego zespołu konsultantów z pewnością będą mniejsze od ewentualnych odszkodowań w przypadku procesów sądowych poszkodowanych. Nie bez znaczenia jest utrata zaufania klienta do firmy. - Poza tym firmy konsultingowe tworzą system pomocy (np. telefoniczna gorąca linia) dla swoich klientów w okresach przyszłych, czyli możemy liczyć na pomoc naszego konsultanta w przypadku zmian w czasie - nowe wymogi, dostosowania i inne - informuje Danuta Kowalska.
6-8 miesięcy
Trudno jest określić czas wdrożenia systemu HACCP. Jest on indywidualny dla każdej firmy ( technologia, stopień zaangażowania i uświadomienia załogi), a także zależy od doświadczenia konsultantów( powinni przez cały czas nadzorować wdrożenie). - Średnio wynosi on 6-8 miesięcy - twierdzi Jacek Zontek.
Różnie też kształtują się ceny oferowane przez firmy konsultingowe za wdrożenie systemu.
Wynoszą one 10-30 tys. zł.- Naszą ofertę kierujemy do średnich i małych zakładów. Za wdrożenie systemu HACCP pobieramy opłatę w wysokości 10-12 tys. zł. W przypadku większych zakładów zatrudniających powyżej 250 osób cena ta może wzrosnąć o 2 tys. zł - dodaje Maciej Dursiewicz.
- Praca nad systemem to na pewno duży wysiłek organizacyjny, czasowy i finansowy dla przedsiębiorstwa, jednak trud włożony przez wszystkich, zarząd i pracowników, w proces kształtowania jakości optymalnej, rozumianej kompleksowo, przyniesie konkretne wymierne korzyści - dodaje Danuta Kowalska.

Samodzielne wdrażanie systemu HACCP
HACCP po kosztach minimalnych

Wdrażanie systemu HACCP można dokonać na dwa sposoby. Pierwszy - z udziałem konsultanta zewnętrznego, drugi to samodzielne wdrożenie. Tę drugą możliwość wybiorą firmy, które chcą zaoszczędzić na kosztach związanych z przeprowadzeniem całego procesu.

Pierwszym krokiem przy samodzielnym wdrażaniu HACCP w zakładzie gastronomicznym jest powołanie interdyscyplinarnego zespołu, który przygotuje i przeprowadzi proces wdrożeniowy. W skład zespołu powinny wchodzić osoby pracujące na różnych stanowiskach i produkcji w restauracji, czy w zakładzie żywienia zbiorowego. Będą to na przykład główny mechanik, technolog, brygadzista, osoba z kontroli itp. Zespół powinien liczyć od kilku do kilkunastu osób. - Zadaniem zespołu będzie zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu. Dlatego osoby wchodzące w skład zespołu powinny umieć zidentyfikować zagrożenia, wyznaczyć Krytyczne Punkty Kontroli (CCP), wyznaczyć i zapisać procedury, zbadać próbki oraz przeszkolić załogę. Im bardziej zróżnicowany jest zespół wdrożeniowy, tym bardziej efektywniejszy jest postęp wdrażania systemu. - wyjaśnia Sławomir Muńko, konsultant Centrum Doradztwa Jakościowego z Poznania.
 
- W przypadku mniejszych podmiotów pojawia się trudność w postaci braku specjalistów z danej dziedziny niezbędnych do opracowania projektu. Istnieje zatem duże ryzyko przeprowadzenia niekompletnej lub błędnej analizy zagrożeń - uważa Jacek Zontek, prezes zarządu w AIMS Management Consultants.

Konieczne szkolenia wewnętrzne

Bardzo ważnym elementem samodzielnego wdrażania systemu HACCP jest organizacja licznych spotkań ze wszystkimi pracownikami, aby przeszkolić ich, wyjaśnić cele i zasady funkcjonowania systemu HACCP. Potrzebną wiedzę można można zdobyć z literatury naukowej, poradnikach przygotowywanych przez instytucje nadzorujące system z ramienia Ministerstwa Zdrowia ( możliwe do uzyskania w PARP) albo na szkoleniach zewnętrznych. Szkolenie można wykupić dla jednej bądź kilku osób, które następnie przeszkolą wewnętrzny zespół HACCP i resztę pracowników w całej firmie. Pracownicy, którzy będą uczestniczyli w szkoleniach zewnętrznych, muszą być wieloletnimi fachowcami i znać zakład od podszewki, po to, by zadać doradcy takie pytania, które rozwieją wszelkie wątpliwości
- Szkolenia powinno się zacząć od najwyższego szczebla, przechodząc do kadry średniej, a kończą oczywiście na wszystkich pracownikach firmy, którzy musza być świadomi, że przez swoją działalność wpływają na jakość oferowanych towarów i usług - zaznacza Sławomir Muńko. Szkolenia trwają 2-3 dni. Ich koszt waha się w granicy 0,5 -1,5 tys. od uczestniczącej w kursie osoby.
Zawsze warto zwrócić uwagę, czy firma szkoleniowa wydaje świadectwo ukończenia kursu!
Analiza zagrożeń

Zespół przygotowany do wdrażania HACCP rozpoczyna pracę od analizy zagrożeń, które mogą się pojawić przy przygotowywaniu posiłku.
- Zagrożeniami są wszystkie czynniki, które mogą sprawić, że produkt żywnościowy stanie się niebezpieczny dla konsumenta. Mogą to być czynniki mikrobiologiczne, chemiczne lub fizyczne - informuje Jacek Zontek.
Sporo kłopotów może sprawić opis produktów wraz z parametrami ich przechowywania i sposobem przetwarzania. Im większa jest różnorodność potraw tym zadanie jest bardziej utrudnione. Każdy produkt bowiem musi być osobno analizowany i klasyfikowany do różnych grup. Po ustaleniu zagrożeń oraz działań zapobiegawczych, zespół HACCP przystępuje do zidentyfikowania Kontrolnych Punktów Krytycznych, czyli CCP. Są to takie punkty procesu produkcyjnego, które muszą być nadzorowane, aby wyprodukować bezpieczną żywność.
Uchybienia w CCP mogą spowodować zagrożenie zdrowia konsumenta. Dlatego punkty te muszą być prowadzone prawidłowo i regularnie monitorowane. W tym celu wyznacza się krytyczne wartości graniczne dla każdego CCP. Każdorazową obserwację lub pomiar należy zapisywać w specjalnie przygotowanym dla danego CCP notatniku (książce HACCP)
- CCP mają być poddawane są stałej kontroli. W ten sposób sprawdza się, czy przy wytwarzaniu danego posiłku zachowywane są bezpieczne poziomy lub wartości dopuszczalne. W razie pojawienia się problemów należy natychmiast podjąć działania naprawcze lub przerwać produkcję posiłków - mówi Sławomir Muńko.
To właśnie wewnętrzny zespół interdyscyplinarny powinien określić działania zapobiegawcze. Są nimi najczęściej elementy dobrej praktyki produkcyjnej i higienicznej.
Ostatnim etapem jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za monitorowanie i rejestrowanie (w książce HACCP) poszczególnych CCP i całego systemu.

Kobiety? To wzór!
Znamy już nazwiska pań uhonorowanych nagrodą Kobieta Przedsiębiorcza 2003. Konkurs ten organizuje firma Avon Cosmetics. Co roku nagrody przyznaje się paniom, kierującym własnymi firmami, a przy tym prowadzącym dom i mającym rodzinę. Co roku 6 laureatek odbiera ten tytuł.

W tym roku, nagrody odebrały: Grażyna Biestek (firma hotelarsko-gastronomiczna Oaza), Danuta Bocer-Karcz (Przedsiębiorstwo Budownictwa Ogólnego Dana-Bud), Ewa Bryk-Nowakowska (Studio Tetralne Arlekin), Izabella Kaczmarczyk ("Iska 431" okręgowa kierowniczka sprzedaży Avon Cosmetics Polska), Danuta Kowalska (Centrum Doradztwa Jakościowego CDJ Danuta Kowalska) i Iwona Markiewicz (Szkoła Ruchu i Tańca).

Konkurs Kobieta Przedsiębiorcza Avonu znalazł się na liście najlepszych akcji, promujących przedsiębiorczość kobiet w Europie. Patronat medialny nad imprezą sprawował m.in. "Puls Biznesu".

HACCP w praktyce - krok po kroku

Dla wszystkich producentów i dystrybutorów żywności HACCP (analiza zagrożeń i krytycznych punktów kontrolnych) stanie się wkrótce koniecznością. Na rynku działa kilkadziesiąt firm oferujących pomoc przy jego wdrażaniu. Najłatwiej i najbezpieczniej korzystać z ich usług, jednak wiele firm uzyskuje dobre efekty działając samodzielnie. To rozwiązanie jest godne polecenia zwłaszcza małym firmom, zatrudniającym do 30 pracowników.

Rozpoczynając wdrażanie, pamiętajmy, że kolejne etapy wymagają dokładnego opisania. System będzie działał skutecznie tylko w oparciu o skrupulatnie i rzetelnie prowadzoną dokumentację.

Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa prace rozpoczynamy od wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za wprowadzanie HACCP. Wdrażaniem systemu powinny zajmować się co najmniej dwie osoby - pełnomocnik i sekretarz. Członkowie zespołu mogą rekrutować się spośród personelu firmy. Powinien być to ktoś dobrze znający zakład, orientujący się w specyfice branży. Świetnie, jeśli ma wykształcenie z zakresu technologii żywienia lub towaroznawstwa.

Kolejnym krokiem jest szczegółowe opisanie produktu. Musimy uwzględnić dokładny skład surowców oraz ich przeznaczenie. Należy podkreślić, że grupa produktów różniąca się jedynie dodatkami nie wymaga osobnego opisania. Jeśli produkujemy - na przykład - kilka rodzajów jogurtu, to tworzymy tylko jeden opis, zaznaczając w aneksie wyróżniające je dodatki.

Kluczowym momentem wdrażania HACCP jest ustalenie punktów krytycznych kontroli (CCP). To miejsca ,,zapalne" procesu produkcyjnego, w nich gromadzą się zagrożenia biologiczne i chemiczne. I tu uwaga! Podczas ustalania CCP wielu przedsiębiorców popełnia zasadniczy błąd, wyznaczając zbyt wiele CCP. Efektem jest przerost firmowej biurokracji. - Tymczasem system HACCP należy dostosować do warunków zakładu - mówi Artur Dominiak, audytor szwajcarskiej firmy certyfikującej SGS. - Na przykład firma, która przechowuje produkty żywnościowe bez rozpakowywania, może wprowadzić go w bardzo okrojonym zakresie

Dostosowanie przedsiębiorstw do norm HACCP może wiązać się z koniecznością inwestycji. Najczęściej chodzi o zastosowanie podłóg z atestami, zasłonięcie okien siatkami, zastosowanie urządzeń ze stali nierdzewnej, dezynsekcję i deratyzację. Nie obejdzie się też bez profesjonalnych środków czyszczących.

- W przypadku, gdy inwestycje nie są możliwe, wiele z nich można zastąpić rozwiązaniami organizacyjnymi - mówi Sławomir Muńko, konsultant z poznańskiej firmy CDJ. - Na przykład jednym z podstawowych wymogów jest unikanie krzyżowania się transportu surowców z gotowymi produktami. Jeśli dysponujemy tylko jednym pomieszczeniem, można wyznaczyć oddzielne godziny transportu produktów, a pomiędzy nimi przeprowadzać dokładną dezynfekcję.

W następnej fazie musimy ustalić metody monitorowania CCP. W uproszczeniu polega to na wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za konkretne stanowiska. Ich działania muszą podlegać ewidencjonowaniu w specjalnie przygotowanych formularzach. Nie ma gotowych formularzy, każda firma musi przygotować je we własnym zakresie. Wszystkie zapisy wyników muszą być podpisane przez osobę zajmującą się monitorowaniem i odpowiedzialną za kontrolę wewnętrzną. Rozwiązaniem pozwalającym na uniknięcie stosów nowych dokumentów może być wprowadzenie skomputeryzowanych systemów ewidencji i archiwizowania. Musimy jedynie pamiętać, że dokumentacja powstała w toku produkcji powinna być przechowywana, co najmniej przez rok od momentu upłynięcia daty ważności produktu.

Na wprowadzającym HACCP spoczywa obowiązek przeszkolenia załogi. W tym celu również nie jest potrzebna pomoc firmy z zewnątrz. Szkolenie może ograniczać się do pracowników bezpośrednio zaangażowanych w procedury systemu. W procesie szkolenia można z powodzeniem stosować wiele publikacji dostępnych na rynku. Pomocą służy też Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości.